Le dossier administratif

Ce dossier constitue un document de référence très important.

Le statut de la fonction publique précise que « le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. »

1° La formulation « Le dossier » assure le principe de l’unicité du dossier administratif et interdit donc à l’administration de constituer plusieurs dossiers sur le fonctionnaire ;

2° La composition du dossier administratif de l'agent doit offrir une garantie d'intangibilité c'est-à-dire que la hiérarchie ne peut pas, à loisir et à l'insu de l'agent, retirer ou ajouter des pièces dans son dossier ; c’est la raison pour laquelle « toutes les pièces du dossier doivent être classées, enregistrées et numérotées sans discontinuités ». Dans la réalité, à la Ville de Paris, cela est rarement le cas. Aussi il est conseillé à l’agent qui consulte son dossier à l’occasion d’une sanction disciplinaire d’indiquer toutes les pièces dont il a constaté la présence pour la période relative à la demande de sanction et de préciser que c’est « à l’exclusion de toute autre ».

« Il ne peut être fait état dans le dossier d'un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l'intéressé. »

Les principaux documents à classer et à conserver dans le dossier sont : les diplômes, les documents liés à l'état civil du fonctionnaire, les arrêtés de nomination, de titularisation et de reclassement, les décisions d'affectation, la notation et les appréciations afférentes, les arrêtés de promotion et de position (mise en disponibilité, détachement...), les actes liés à la formation professionnelle (attestations de stages) et les arrêtés infligeant une sanction disciplinaire (en dehors des sanctions amnistiées).

De ce fait, le premier document (la lettre de candidature, par exemple, ou la vacance d'emploi) doit porter le numéro un et ainsi de suite jusqu'au dernier acte de la carrière du fonctionnaire (l'arrêté de mise à la retraite par exemple).

De même on ne doit trouver dans aucun dossier mention d'actions de grève de la part d'un fonctionnaire.

Le respect de la vie privée constitue une autre garantie.

En outre, le secret médical impose que le dossier ne comporte que les conséquences administratives de la situation médicale de l'intéressé (arrêts de travail et autres documents essentiellement administratifs). L'autre partie demeure sous la garde du médecin de prévention. Lorsque ce n'est pas possible, elle est classée à part. Cette partie comprend les documents établis par le médecin de prévention ou par un médecin agréé : expertises, examens, diagnostics comme exposé dans la circulaire fonction publique du 5 octobre 1981 qui reste un document de référence sur les principes régissant la tenue du dossier. Le médecin de prévention ne peut communiquer cette partie ni aux personnes étrangères à son service ni à une autre administration. Ces pièces sont couvertes par le secret médical. Pour lire la circulaire Cliquer ICI

Le fonctionnaire peut, sur demande, consulter son dossier à tout moment et être assisté d’une ou plusieurs personnes de son choix (délégué syndical, collègue, personne étrangère à l’administration…). Il peut exiger, lors de la consultation, des photocopies des pièces de son dossier.

Depuis la loi du 22 avril 1905 : « tous les fonctionnaires [...] ont droit à la communication personnelle et confidentielle de toutes les notes, feuilles signalétiques et tous autres documents composant leur dossier soit avant d'être l'objet de mesure disciplinaire ou d'un déplacement d'office, soit avant d'être retardés dans leur avancement à l'ancienneté. ». Pour lre cet article clquer ICI

Il doit même y être invité en cas de procédure disciplinaire intentée à son encontre, faute de quoi cette procédure peut être annulée par les tribunaux.

Les représentants du personnel siégeant en commission administrative paritaire ou en conseil de discipline ont droit à la communication du dossier de l’agent concerné, même en l’absence d’accord de celui-ci.

En dehors de ces possibilités, les tiers n'ont pas accès au dossier. Le chef de service est tenu de prendre toutes dispositions afin que le nombre de fonctionnaires ayant accès au dossier d’un agent soit contrôlé avec précision.

Les fonctionnaires qui ont accès aux dossiers sont tenus par le devoir de discrétion professionnelle, voire au secret professionnel.

Une fois que le fonctionnaire a cessé son activité, son dossier administratif doit être archivé, et nul ne peut y avoir accès (à part lui-même et les personnes habilitées).

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